Pouvez-vous noter le numéro de registre national de vos clients ?

La collecte du numéro de registre national belge (RN) est strictement règlementée. Cela ne découle toutefois pas de l’entrée en vigueur du RGPD.

Principe

Une fois n’est pas coutume, le principe est simple : Ce n’est pas seulement la consultation du registre en lui-même pour en retirer d’autres informations qui est interdite, mais également la simple collecte du numéro RN.

C’est la loi du 8 août 1983 qui interdit par principe de traiter le numéro RN, quand bien même la personne consentirait à fournir ce numéro.

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Exceptions

Ce n’est donc que par exception que la collecte du numéro et son utilisation sont autorisées :

  • pour se conformer à une obligation légale (par exemple communiquer avec les administrations fiscales ou sociales au sujet des membres de votre personnel),
  • après avoir introduit une demande spécifique. Mais tout le monde ne peut pas introduire une telle demande. Il faut pouvoir invoquer une tâche d'intérêt général. Cette demande s’introduisait auparavant auprès du Comité sectoriel du registre national. Depuis sa suppression par la loi du 31 décembre 2017, c’est dorénavant la chambre Autorité fédérale du Comité de sécurité de l'information qui est compétente.

Il est donc interdit de collecter le numéro de registre national d’un client pour être sûr de pouvoir l’identifier en cas de problème. Un bailleur n’est donc par exemple pas autorisé à noter le numéro RN de son locataire.

Alors comment vérifier l’identité d’un client, d’un locataire ?

L’Autorité de protection de données estime que l’identification d’un client n’est pas justifiée quand l’exécution du contrat est instantanée (par exemple quand le prix est payé contre remise du produit).

Par contre, si votre activité porte sur des contrats à durée indéterminée (bail, abonnement etc.), vous pouvez prendre note de l’identité complète de votre client, locataire etc. et vérifier visuellement si cela concorde avec sa carte d’identité. Attention, une copie de la carte d’identité n’est pas justifiée, puisqu’un contrôle visuel suffit.

Qu’entend-on par identité complète ? Vous pouvez prendre note du nom, des deux premiers prénoms, du domicile, de la date et du lieu de naissance de vos co-contractants personnes physiques. Ceci permettra à un huissier d’identifier un débiteur défaillant.

Les sanctions

La collecte illégale du numéro de Registre national est sanctionnée lourdement. En effet, le non-respect de la loi du 8 août 1993 constitue une infraction pénale, qui peut donner lieu à un emprisonnement de huit jours à un an et/ou une amende de 800 à 16.000 euros.

Les poursuites sont certes rares jusqu’ici, mais d’une part, les pouvoirs d’enquête de l’Autorité de protection des données ont été renforcés et d’autre part, la commission d’une infraction peut être soulevée dans un litige par un débiteur, par un concurrent…

Il est donc vivement conseillé de vérifier si les numéros RN que vous avez collectés jusqu’ici sont bien justifiés par une obligation légale. À défaut, vous devez adapter vos procédures pour vérifier l’identité complète de vos clients, sans prendre copie de leur carte d’identité ni noter leur numéro de registre national.

 

 

Fanny COTON

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Fanny COTON est associée du cabinet d’avocat LEXING. Avocate du barreau de Liège depuis 2006, elle est spécialiste en droit de la vie privée. Elle conseille couramment des entreprises et des administrations au sujet de traitements de données à caractère personnel. Elle est l’auteur de nombreux articles dans ce domaine et intervient fréquemment dans des séminaires au sujet du Règlement général sur la protection des données.

Pauline LIMBREE

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Pauline LIMBREE est avocate au sein du cabinet d’avocat LEXING et du barreau de Liège. Elle a suivi le master complémentaire en Droit des Technologies de l’Information et de la Communication de l’Unamur.  À cette occasion, elle a écrit en mémoire traitant de la protection des données à caractère personnel dans le cadre du hacking, travail pour lequel elle a reçu le deuxième prix de l’Internet Student Paper Award, décerné par l’ISPA.

 

 

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