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Données incorrectes et obsolètes

Un fichier Excel se copie rapidement. Faites-en vous-même l'expérience : il y a sur le serveur de votre entreprise une copie de la plupart des fichiers que vous utilisez. De plus, il en existe aussi une sur le disque dur de votre ordinateur. Et votre boîte mail doit sans doute également contenir différentes autres versions de ce même fichier.

Avant même que vous le réalisiez, votre organisation se retrouve avec plusieurs registres de données qui auront chacun une évolution différente. 

Résultat ?  Des données obsolètes ou incorrectes.

Le remède ? L'utilisation d'un logiciel RGPD qui conservera toutes vos informations en un point central. Vous obtiendrez ainsi un registre de données auquel vous pourrez vous fier.

Manque de transparence

 

Dans les grandes entreprises, plusieurs collègues travaillent sur le registre de données. Vous voulez dès lors savoir quelle personne ajoute ou modifie quelles données. Avec un fichier Excel, vous ne pouvez que le deviner. Vous pourrez peut-être rétablir le fichier dans une version précédente, mais la vue d'ensemble des modifications et des ajouts de données manquera cruellement.

C'est pourquoi il est plus efficace de travailler avec un logiciel qui enregistre chaque modification. Vous conserverez ainsi l'historique complet des actions entreprises dans le cadre de votre politique de confidentialité.

 

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Perte de temps et inefficacité

  • Un client vous pose-t-il une question au sujet de ses données ?
    • Vous désirez immédiatement savoir quelles actions entreprendre et à quelle échéance.
  • Vous détectez une violation de données ?
    • Vous désirez immédiatement savoir quelle information il vous faut fournir à la Commission de la Protection de la vie privée, et éventuellement aux personnes concernées.
  • Vous pensez qu'une analyse de risque (DPIA) est nécessaire ?
    • Vous voulez savoir quand vous êtes obligé(e) de réaliser cette analyse et ce que vous devez faire des résultats.

Vous avez besoin d'un soutien efficace pour exécuter correctement votre politique de RGPD. Malheureusement, Excel ne vous fournira jamais le soutien nécessaire.

Dès lors, vers quoi vous tourner ?  Vers un logiciel RGPD qui vous offrira une réponse aux questions : quoi, qui et quand. Et de préférence assorti de modèles pratiques qui vous faciliteront la tâche.

Risques liés à la sécurité

 

Que faire si un(e) collègue envoie accidentellement par e-mail votre registre de données en se trompant de destinataire ? Ou si un(e) employé(e) mécontent(e) provoque délibérément une fuite dans votre registre de données ? Les entreprises qui enfreignent les règles du RGPD encourent de fortes amendes. Plus grave encore seront les dégâts en termes d'image que risque de subir votre entreprise pour les questions liées au respect de la vie privée.

Pour cette raison, optez plutôt pour un logiciel RGPD qui sauvegarde votre registre de données en toute sécurité.

 

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