En tant qu’avocat, vous disposez d’une grande quantité d’informations sensibles au sujet de personnes physiques. Vous avez donc le devoir (moral) de les protéger au maximum. Mais vous assurer que votre cabinet est conforme aux dispositions du RGPD ne consiste pas simplement à sécuriser ces données. Vous devez veiller à ce que chaque collaborateur connaisse la réglementation, de nombreux documents doivent être adaptés, des procédures et responsabilités doivent être définies au cas où un client ou un tiers venait à poser à votre cabinet une question relative au RGPD, etc.

Avec Kleos et DLex, vous disposez de logiciels de gestion pour cabinets d’avocats qui vous soutiennent à chaque étape de la mise en œuvre et du suivi de ce règlement. Découvrez ci-après comment.

Étape 1 : Sensibiliser

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Quoi ?

Il est important de sensibiliser tous vos collaborateurs à l’importance du RGPD, et de faire de même avec les partenaires, les avocats indépendants et les externes qui traitent des données à caractère personnel.

Comment Kleos/DLex vous soutient-il ?

C’est vous qui déterminez la manière dont vous communiquez en interne au sujet du RGPD. Nous vous conseillons néanmoins de :

  • mettre en place une sorte de « Politique de Confidentialité » interne et non seulement de la diffuser, mais également de la faire signer par les membres du cabinet et les parties externes avec qui vous travaillez
  • de créer un dossier RGPD dans votre logiciel, dans lequel vous conservez :
    • toutes les communications internes. Ainsi vous avez une vue sur la date de l’envoi, des destinataires, de l’accusé de lecture, etc.
    • toutes les questions et réponses des clients et des tiers au sujet du RGPD.
    • vos documents liés au RGPD
    • une liste de contrôle des actions mises en place pour vous conformer au RGPD
    • un récapitulatif des rôles et droits de tous les collaborateurs.

 

 

Étape 2 : Créer des documents RGPD

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Quoi ?

Modifiez ou prévoyez les documents suivants :

  • Politique en matière de cookies
  • Politique de Confidentialité
  • Conditions générales
  • Clauses de consentement
  • Contrats

Comment Kleos/DLex vous soutient-il ?

Kleos/DLex contient :

  • un modèle de Politique en matière de cookies
  • un modèle de Politique de Confidentialité
  • un Registre de traitement des données conforme au RGPD

 

 

Étape 3 : Protéger les données

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Quoi ?

Investissez dans un logiciel conforme au RGPD, afin que toutes les données de votre cabinet soient protégées et que personne ne puisse pirater vos données d’identification, vous les voler ou les voir par inadvertance. Encodez tous les mots de passe. Accordez une attention particulière à la communication avec vos clients : l’envoi de documents par e-mail, par exemple, n’est pas considéré comme suffisamment sûr.

Comment Kleos vous soutient-il ?

Dans Kleos

  • vos données sont conservées dans un cloud privé et protégées par un système qui suit des normes quasi bancaires
  • nos processus et notre environnement d’hébergement sont certifiés ISO 27001 : sauvegardes quotidiennes, tests de restauration…
  • vous pouvez partager des documents sans danger sur Kleos Connect, notre portail client sécurisé

 

Comment DLex vous soutient-il ?

Dans DLex

  • l’accès aux dossiers est protégé à l’aide d’un mot de passe. La version mobile de DLex utilise en outre un système d’accès à double authentification.
  • vous pouvez partager des documents avec des clients et des tiers via le Client Web Access Portal, et ce, en toute sécurité

Contactez votre département ou fournisseur IT pour vous rassurer des sauvegardes, des procédures en cas de problème grave, etc.

 

 

Étape 4 : Dresser l’inventaire des données

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Quoi ?

Établissez une liste simple des données à caractère personnel qui se trouvent dans votre registre de traitement :

  • qui traite des données ?
  • quelles données gérez-vous (catégories) ?
  • où et combien de temps conservez-vous des données ?
  • comment protégez-vous les données ?

Déterminez en outre qui, au sein de votre cabinet, a accès à tel ou tel dossier et tel ou tel document.

Comment Kleos/DLex vous soutient-il ?

Kleos et DLex contiennent un modèle de Registre de Traitement dans lequel vous pouvez facilement consigner les éléments nécessaires.

Kleos et DLex disposent d’un système de gestion des rôles et des droits. Via l’historique du dossier/document vous avez toujours une vue sur qui traite, change, li tel ou tel dossier ou document.

Vous pourriez conserver dans votre dossier RGPD Kleos ou DLex une description de l’organisation de votre cabinet, des droits de lecture et d’écriture des utilisateurs et des groupes éventuels au sein de votre cabinet. Introduisez une tâche afin d’évaluer cela au moins tous les six mois.

Envoyez-vous également des lettres d’information à vos (anciens) clients ? Gardez facilement le consentement d’un client dans votre fiche d’identité via un champ extra.

 

Étape 5 : Définir des flux de travail

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Quoi ?

Veillez à ce que chaque membre de l’organisation sache ce qu’il doit faire lorsque :

  • vous recevez une question
  • vous constatez une fuite de données

Comment Kleos/DLex vous soutient-il ?

Kleos/DLex contient :

  • plus de 10 modèles de lettres / d’e-mails pour répondre aux questions de clients et de tiers. Ceux-ci sont automatiquement complétés à l’aide des données de vos dossiers et enregistrés dans votre dossier RGPD
  • après l’envoi d’une lettre / d’un e-mail, Kleos/DLex ajoute un rappel dans votre agenda ou définit une tâche pour un collaborateur, tout cela de manière automatique.

De plus, avec Kleos/DLex, un clic suffit pour créer :

  • une liste de tous les dossiers liés à une personne
  • une liste des clients et des parties adverses dans des dossiers ouverts ou archivés

 

 

Demandez ici votre pack RGPD

Vous assurer que votre cabinet est conforme aux dispositions du RGPD ne consiste pas simplement à sécuriser ces données. Vous devez veiller à ce que chaque collaborateur connaisse la réglementation, de nombreux documents doivent être adaptés, des procédures et responsabilités doivent être définies au cas où un client ou un tiers pose à votre cabinet une question relative au RGPD, etc.

Vous pouvez toujours contacter Wolters Kluwer au 015 78 76 00 ou via client.BE@wolterskluwer.com pour retirer votre consentement, examiner, corriger, faire effacer, limiter le traitement ou transférer vos données personnelles. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre Privacy Policy.