gdpr-excel-cloud

Onnauwkeurige en verouderde gegevens

Een Excel-bestand is snel gekopieerd. Kijkt u het zelf maar eens na: van de meeste bestanden die u gebruikt, staat er een kopie op de server van uw bedrijf. Daarnaast hebt u nog een kopie op de harde schijf van uw computer. En in uw mailbox vindt u ongetwijfeld ook verschillende versies van datzelfde bestand.

 Voor u het goed en wel beseft, zit u met verschillende dataregisters in uw organisatie die elk een eigen leven gaan leiden. U doet uw uiterste best om alles te centraliseren, maar dat is onbegonnen werk in grotere bedrijven.

Resultaat? Uw gegevens zijn verouderd of onnauwkeurig.

De remedie? Gebruik GDPR-software die al uw gegevens centraal bewaart. Zo hebt u een dataregister dat u blindelings vertrouwt.

Gebrek aan transparantie

 

In grote bedrijven werkt u met verschillende collega’s aan het dataregister. Daarom wilt u weten wie welke gegevens toevoegt of wijzigt. Met een dataregister in Excel hebt u er het raden naar. U kunt het bestand misschien wel herstellen naar een vorige versie, maar het totaalbeeld van de wijzigingen en toevoegingen ontbreekt.

Daarom is het beter om te werken met software die élke wijziging logt. Zo bewaart u de volledige historiek van de acties die u voor uw privacybeleid onderneemt.

gdpr-excel-tags
gdpr-excel

Tijdverlies en inefficiëntie

  • Een klant stelt u een vraag over zijn gegevens?
    • Dan wilt u onmiddellijk weten welke acties u moet ondernemen tegen welke deadline.
  • U komt een datalek op het spoor?
    • Dan wilt u onmiddellijk weten welke informatie u aan de Privacycommissie en eventueel de betrokken personen moet bezorgen.
  • U denkt dat een risicoanalyse (DPIA) nodig is?
    • Dan wilt u weten wanneer u die verplicht moet uitvoeren en wat u met de resultaten moet doen.

Soms hebt u een houvast nodig om uw privacybeleid efficiënt te voeren. Helaas zal Excel u nooit die houvast bieden.

Wat dan wel? GDPR-software die een antwoord geeft op: wat, wie, wanneer. Het liefst met handige templates die uw werk nog gemakkelijker maken.

Veiligheidsrisico’s

 

Wat doet u als een collega uw dataregister in Excel per ongeluk e-mailt naar de verkeerde persoon? Of wat als een misnoegde medewerker doelbewust uw dataregister lekt? Bedrijven die de GDPR-regels met de voeten treden, riskeren forse boetes. Nog erger is de imagoschade die uw bedrijf oploopt door privacykwesties.

Daarom kiest u beter voor GDPR-software die uw dataregister veilig bewaart.

gdpr-excel-man