“De dataregisters van onze vier ziekenhuizen in één centrale, transparante tool gebundeld dankzij GDPR Compliance Software”

 

 

Er zijn hoogstwaarschijnlijk weinig werkomgevingen waar er zo secuur met data dient omgesprongen te worden dan in een ziekenhuis. De heer Filip Goyens, functionaris gegevensbescherming bij het Universitair Ziekenhuis Antwerpen, stond voor een bijkomende uitdaging waarbij hij de data van liefst vier verschillende ziekenhuizen binnen hun ziekenhuisnetwerk in één centrale tool wou beheren. In GDPR Compliance Software van Wolters Kluwer vond hij de geknipte digitale compagnon: “Bovenop het gegeven dat we de data van onze verschillende ziekenhuizen centraal, in één tool kunnen capteren, zien we de ondersteuning vanuit Wolters Kluwer in dit project als een van de grootste meerwaarden.”

Transparante oplossing voor Exceldocument

Net als vele bedrijven en organisaties bracht de zoektocht naar een passend, veilig en vooral transparant verwerkingsregister als alternatief voor het Exceldocument het Universitair Ziekenhuis Antwerpen bij Wolters Kluwer.

Filip Goyens vertelt: “Ons ziekenhuis maakt deel uit van het ziekenhuisnetwerk Helix, waartoe ook nog vier andere ziekenhuizen behoren. Met de komst van de GDPR bekeken we met de verschillende ziekenhuizen hoe we ons verwerkingsregister zouden kunnen opvullen. We startten met een Exceldocument. Dat format voldeed echter niet aan onze wensen, gezien je daar geen digitaal spoor hebt wie wat veranderd of bijgevoegd heeft.”

“Onze juridische dienst, die al met een ander Wolters Kluwer-softwarepakket genaamd Kleos werkt, kwam met het idee om met hun GDPR Compliance Software aan de slag te gaan. Dat we met deze software de registers voor de verschillende ziekenhuizen in één tool kunnen bijhouden, is voor ons een niet te onderschatten voordeel.”

Tijdswinst door vlotte implementatie

Zowel tijdens als na het implementatieproces konden Filip Goyens en zijn collega’s rekenen op de hulp en ondersteuning van specialisten binnen Wolters Kluwer. Ook dat was een van de redenen waarom het UZA GDPR Compliance Software verkoos voor hun dataregister:

“We zien de ondersteuning vanuit Wolters Kluwer in dit project als een van de grootste meerwaarden. De implementatie verliep dan ook erg vlot. Het hielp ons enorm dat niet alle gegevens manueel diende ingegeven te worden, maar dat er een export mogelijk was vanuit Excel.”

Wat zeker ook meespeelde in de beslissing voor Filip Goyens, is dat het UZA zich geen zorgen hoeft te maken over mogelijke uitbreidingen van de wetgeving. Hij licht toe: “De software wordt bij Wolters Kluwer gehost, waardoor zij ook zorgen voor de nodige updates en uitbreidingen. Dat zij de wetgeving van naderbij opvolgen en deze implementeren in de software, wint ons tijd.”

Hele GDPR-beleid veilig in handen

Over de vraag of Filip Goyens de software zou aanraden, moet hij niet lang nadenken: “Ik zou de software zeker aanraden. De tool heeft tal van mogelijkheden, waarbij het verwerkingsregister voor ons het belangrijkst is, maar ook de registratie van datalekken is een zeker niet te onderschatten pluspunt. Kortom, het is een tool waarmee je het hele GDPR-beleid veilig en gerust in handen hebt.”